Projekt polityki do publikacji po wdrożeniu opisanych procedur — wersja v145, sporządzona 27 września 2026 r. Polityka zacznie obowiązywać w dniu jej opublikowania.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych jest Bezpieczny Azymut Patryk Sapok, NIP 6783186129, REGON 386730558, adres: ul. Jodłowa 26E/1, 26-052 Trzcianki, działająca pod marką Bezpieczny Azymut. Kontakt w sprawach danych: biuro@bezpiecznyazymut.pl, tel. +48 570 613 539.
2. Jak nawiązujemy współpracę
Zlecenia usług najczęściej uzgadniamy telefonicznie lub e-mailem; możliwe jest też spotkanie albo skorzystanie z formularzy na stronie. Ankiety online są dodatkowym kanałem przekazania informacji do wyceny i organizacji usługi — nie są warunkiem zamówienia szkolenia, IBWR, oceny ryzyka ani planu BIOZ. Zlecenie może zostać uzgodnione ustnie, a jego zakres, termin i cena potwierdzone w korespondencji i rozliczone fakturą.
Rozmów telefonicznych nie nagrywamy. Możemy sporządzić krótką notatkę o rozmówcy, firmie, przedmiocie zapytania, ustaleniach i dalszych działaniach. W formularzu „Oddzwonimy” numer telefonu jest przekazywany nam wyłącznie w celu oddzwonienia. W zwykłej korespondencji e-mail mogą znaleźć się dane i załączniki, które nadawca zdecyduje się przekazać; standardowa poczta elektroniczna nie jest szyfrowaniem end-to-end.
3. Cele, dane i podstawy przetwarzania
| Cel | Jakie dane mogą być przetwarzane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Obsługa zapytania, rozmowy telefonicznej, e-maila, prośby o oddzwonienie, przygotowanie oferty i ustalenie warunków | Imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwa i dane firmy, służbowy telefon i e-mail, treść korespondencji lub notatki z rozmowy, rodzaj usługi, termin, cena i uzgodnienia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa zapytania, kontakt z klientem i dokumentowanie ustaleń; art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba fizyczna sama podejmuje działania przed zawarciem umowy lub zawiera ją we własnym imieniu |
| Przyjęcie zlecenia i wykonanie usług BHP, w tym szkoleń, IBWR, oceny ryzyka zawodowego i planu BIOZ | Dane kontaktowe i firmowe zamawiającego oraz dane i informacje o zleceniu lub projekcie; informacje o miejscu, zadaniu, stanowiskach, zagrożeniach, maszynach, materiałach i organizacji prac | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba fizyczna jest stroną umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — realizacja zlecenia z klientem, prowadzenie dokumentacji usługi i ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń |
| Organizacja szkolenia BHP, identyfikacja uczestnika oraz sporządzenie i przechowywanie dokumentacji szkoleniowej i rejestru zaświadczeń | Imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia w używanym rozszerzonym wzorze zaświadczenia, pracodawca, stanowisko, grupa, komórka organizacyjna, wcześniejsze szkolenie, informacje o warunkach pracy i zagrożeniach, kontakt do osoby organizującej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków organizatora wynikających z przepisów o szkoleniach BHP; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia, identyfikacji uczestnika, przygotowania uzgodnionego dokumentu, prowadzenia historii usługi oraz ochrony przed roszczeniami |
| Obsługa szkolenia online, egzaminu, konsultacji i potwierdzenie przebiegu szkolenia | Imię i nazwisko, data urodzenia, pracodawca, stanowisko, e-mail, opcjonalnie telefon, identyfikator konta, postęp i potwierdzenia modułów, odpowiedzi i wynik egzaminu, pytania do prowadzącego, numer zaświadczenia oraz techniczne zdarzenia konta | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla obowiązkowej dokumentacji organizatora; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla prowadzenia kursu, weryfikacji jego przebiegu, bezpieczeństwa konta i obrony roszczeń |
| Prowadzenie historii klienta i terminów usług/szkoleń, gdy jest to potrzebne do obsługi zlecenia lub późniejszej kontynuacji współpracy | Nazwa firmy, dane kontaktowe, rodzaj i data usługi, dane uczestnika potrzebne do dokumentacji szkoleniowej, termin poprzedniego szkolenia i termin kolejnego szkolenia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zachowanie minimalnej historii realizowanych usług, weryfikacja dokumentacji i przygotowanie odpowiedzi na zlecenie klienta. Samo zachowanie danych nie oznacza zgody na kontakt marketingowy |
| Wystawienie faktury, rozliczenia i obowiązki podatkowe | Dane identyfikacyjne i adresowe klienta, NIP, dane usługi, kwota, data, płatność i korespondencja rozliczeniowa | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki rachunkowe i podatkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie lub obrona roszczeń |
| Marketing bezpośredni własnych usług przez telefon lub e-mail | Imię, firma, numer telefonu lub adres e-mail, zakres i data udzielonej zgody | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda wymagana przez przepisy o komunikacji elektronicznej. Zgoda na telefon i e-mail jest odrębna i dobrowolna |
| Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie strony, formularzy, panelu oraz platformy | Adres IP, czas i adres żądanej strony, typ przeglądarki/urządzenia, identyfikator sesji i zdarzenia techniczne | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — utrzymanie serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i bezpieczeństwo |
Miejsce urodzenia: ankieta szkoleniowa obecnie wymaga podania tej informacji, ponieważ używany przez Bezpieczny Azymut rozszerzony wzór zaświadczenia zawiera to pole. Miejsce urodzenia nie jest wymagane przez urzędowy wzór zaświadczenia BHP ani samo w sobie przez obowiązek prowadzenia rejestru. Jest przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu organizatora w przygotowaniu uzgodnionego dokumentu. Przed przekazaniem danych klient powinien ustalić, czy zamawia zaświadczenie z tym polem. Jeżeli używany będzie wzór bez miejsca urodzenia, tej informacji nie należy zbierać.
4. Skąd pochodzą dane i kto ustala cele
Dane osoby kontaktowej pozyskujemy bezpośrednio podczas rozmowy telefonicznej, spotkania, korespondencji e-mail lub przez formularz. Dane uczestników szkolenia możemy otrzymać bezpośrednio od nich albo od pracodawcy/klienta zamawiającego szkolenie. Od klienta otrzymujemy w szczególności imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, stanowisko, grupę szkoleniową, datę wcześniejszego szkolenia oraz dane kontaktowe osoby organizującej. Informacje o projekcie lub stanowiskach pracy otrzymujemy od klienta w rozmowie, e-mailu lub ankiecie. Formularze dokumentacyjne proszą o niepodawanie PESEL, informacji o zdrowiu ani danych identyfikujących pracowników, jeżeli nie są konieczne.
Pracodawca jest administratorem danych przetwarzanych w celu wykonania jego obowiązków wobec pracowników. Jako organizator szkolenia Bezpieczny Azymut samodzielnie ustala cele dotyczące własnych obowiązków organizatora, w szczególności dokumentacji szkolenia, egzaminu i rejestru zaświadczeń, i w tym zakresie działa jako odrębny administrator. Podział ról może być inny dla odrębnych czynności zleconych przez klienta; oceniamy go według rzeczywistych zadań i instrukcji, a nie według tego, czy zlecenie przyjęto telefonicznie, e-mailem czy przez ankietę. Jeżeli w danej czynności przetwarzamy dane wyłącznie w imieniu klienta, działamy na podstawie właściwego pisemnego lub elektronicznego aktu z art. 28 RODO.
Jeżeli dane uczestnika otrzymujemy od pracodawcy, przekazujemy mu informacje wymagane przez art. 14 RODO najpóźniej w terminie miesiąca od pozyskania danych, przy pierwszej komunikacji z uczestnikiem albo przed pierwszym ujawnieniem danych — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej, o ile nie ma zastosowania wyjątek ustawowy. W praktyce możemy poprosić klienta o przekazanie pracownikom linku do tej polityki przed wysłaniem listy uczestników. Odpowiedzialność za spełnienie obowiązku informacyjnego w zakresie danych, których administratorem jest Bezpieczny Azymut, pozostaje po stronie Bezpiecznego Azymutu.
5. Ankiety i formularze na stronie
Ankieta BHP, formularze IBWR/oceny ryzyka/BIOZ oraz formularz kontaktowy są alternatywną drogą przekazania informacji. Można zamówić usługę bez ankiety, telefonicznie lub e-mailem. Ankieta BHP może obejmować maksymalnie 50 osób i zbiera dane pracodawcy, dane kontaktowe, dane uczestników, rodzaj i grupę szkolenia, datę poprzedniego szkolenia oraz opis zagrożeń. Ankiety dokumentacyjne zbierają kontakt do zamawiającego oraz dane o zadaniu, inwestycji, stanowiskach i zagrożeniach. Nie wpisuj do formularzy PESEL, danych o zdrowiu ani prywatnych informacji o pracownikach.
Dane z ankiety i formularza kontaktowego są przesyłane do serwera przez HTTPS. Serwer odbiera dane, przetwarza je i dopiero następnie szyfruje załącznik przed wysłaniem pocztą do administratora. Temat i treść tej automatycznej wiadomości zawierają identyfikator techniczny, a nie dane osoby. Nie jest to szyfrowanie end-to-end: w chwili obsługi zgłoszenia na serwerze strony istnieje treść pozwalająca ją przetworzyć. Prośba o oddzwonienie przekazuje numer telefonu w treści wiadomości e-mail, bez dodatkowego szyfrowania załącznikiem.
6. Platforma szkoleń online i program lokalny
Platforma online może przechowywać dane uczestnika, dane logowania i status aktywacji, przydzielony program, potwierdzenia zapoznania się z modułami, odpowiedzi i wynik egzaminu, konsultacje oraz numer zaświadczenia. Baza uczestników platformy jest zapisywana na serwerze w postaci zaszyfrowanej; hasła są przechowywane w postaci skrótu, a nie jawnego tekstu. Surowe konto i szczegółowa aktywność na platformie powinny zostać usunięte po zakończeniu szkolenia i przeniesieniu niezbędnego zapisu do dokumentacji — zgodnie z harmonogramem opisanym niżej.
Program Bezpieczny Azymut na komputerze administratora przechowuje dane firm, ustalone warunki współpracy, rejestr usług, dane uczestników i terminy kolejnych szkoleń oraz pliki wygenerowanych dokumentów. Rejestr programu jest chroniony szyfrowaniem systemu Windows, a baza firm dodatkowym hasłem. Eksport CSV/XLSX, kopie zapasowe i wygenerowane dokumenty mogą nie być zaszyfrowane; są przechowywane w wybranych folderach komputera. Administrator ogranicza do nich dostęp, chroni komputer i nośniki oraz usuwa zbędne kopie.
7. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać, w zakresie koniecznym do realizacji celu:
- pracodawca/klient, który zamówił usługę, w tym dokumentację i zaświadczenia dotyczące zgłoszonych uczestników;
- eTOP sp. z o.o. (Hostilla.pl), Al. Jerozolimskie 200, 02-222 Warszawa — dostawca hostingu strony i poczty, przetwarzający dane w zakresie usługi hostingowej na podstawie regulaminu/warunków hostingu;
- osoby upoważnione do obsługi strony, usług IT, poczty i programu lokalnego, księgowość oraz doradcy prawni — w zakresie niezbędnym do ich zadań;
- urzędy, sądy i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych. Dostawcy usług mogą przetwarzać dane jako podmioty przetwarzające albo — jeżeli samodzielnie określają własne cele — jako odrębni administratorzy.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Strona ładuje czcionkę Manrope z Google Fonts. Gdy przeglądarka pobiera arkusz stylów lub plik czcionki, żądanie może zawierać adres IP, żądany adres zasobu oraz nagłówki techniczne, w tym informacje o przeglądarce i stronie odsyłającej. Google informuje, że interfejs Google Fonts ogranicza dane do potrzeb dostarczenia czcionki i nie używa ich do tworzenia profili użytkowników ani reklam. Informacje o usłudze: Google Fonts — prywatność i polityka prywatności Google.
Żądania do Google mogą skutkować przekazaniem danych do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. W dniu sporządzenia projektu certyfikacja Google LLC w EU–U.S. Data Privacy Framework ma status aktywny; przekazywanie w zakresie objętym certyfikacją opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla EU–U.S. Data Privacy Framework. Szczegóły: certyfikacja Google LLC. Poza tym strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych, które przekazywałyby dane poza EOG.
9. Okres przechowywania
- zapytania i rozmowy, po których nie doszło do zlecenia — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
- numer przekazany w formularzu prośby o oddzwonienie — do oddzwonienia i zamknięcia sprawy, nie dłużej niż 30 dni, o ile kontakt nie prowadzi do zlecenia;
- dokumentacja szkoleń, rejestr zaświadczeń, dane potrzebne do potwierdzenia wcześniejszego szkolenia i terminu kolejnego — do 6 lat od szkolenia, chyba że konkretny przepis lub trwające postępowanie wymaga dłużej;
- szczegółowa aktywność i konto uczestnika na platformie e-learningowej — do 90 dni po zakończeniu szkolenia; niezbędna dokumentacja wyniku może być zachowana w lokalnym archiwum zgodnie z powyższym okresem;
- dokumentacja IBWR, oceny ryzyka, BIOZ i inne pliki usługi — do 6 lat od zakończenia zlecenia, chyba że trwające roszczenie lub postępowanie uzasadnia dłuższy okres;
- dane rozliczeniowe i faktury — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z przepisami podatkowymi;
- dane marketingowe — do wycofania zgody; minimalny zapis o wycofaniu może być zachowany, by respektować sprzeciw i wykazać jego obsługę;
- logi techniczne — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrycia nadużyć i zbadania incydentów; zakres i techniczny czas przechowywania na hostingu zależą od ustawień i obowiązujących warunków dostawcy.
Po upływie właściwego okresu dane usuwa się albo anonimizuje. Sam fakt przechowywania historii wcześniejszego szkolenia nie uprawnia do wysyłania reklam ani wykonywania telefonów marketingowych bez wymaganej zgody.
10. Dobrowolność i skutki niepodania danych
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć. Dane uczestnika niezbędne do szkolenia i dokumentacji należy przekazać, aby zrealizować usługę i przygotować dokument. W ankiecie online pola wymagane są oznaczone gwiazdką; brak wymaganych informacji może uniemożliwić wysłanie ankiety. Zgody marketingowe są dobrowolne, oddzielne dla telefonu i e-maila i nie wpływają na możliwość zamówienia ani wykonania usługi.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych — gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się automatycznie — oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Prawa te mogą podlegać ograniczeniom, jeżeli dalsze przechowywanie jest wymagane prawem albo potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wniosek można wysłać na biuro@bezpiecznyazymut.pl. Można także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Cookies, logi i decyzje automatyczne
Strona wykorzystuje cookies niezbędne do utrzymania sesji, ochrony formularzy oraz logowania do panelu administratora i platformy szkoleniowej. Czas ich przechowywania zależy od konfiguracji danej funkcji; cookies sesyjne są zwykle usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki. Strona nie uruchamia cookies analitycznych ani reklamowych. Google Fonts jest zewnętrznym zasobem czcionki, nie narzędziem analitycznym ani reklamowym.
Serwer strony i dostawca hostingu mogą przetwarzać techniczne logi połączeń, takie jak IP, data i godzina, żądany adres i typ przeglądarki, w celu działania, diagnostyki i bezpieczeństwa. Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania.
13. Zmiany polityki
Polityka będzie aktualizowana, gdy zmieni się zakres usług, dostawcy, sposób przetwarzania danych lub przepisy prawa. Aktualna wersja zostanie opublikowana na stronie.